Comment être le secrétaire de l'organisation

Que vous parlez d'un conseil étudiant, groupe politique ou groupe de travail spécial, toutes les organisations ont besoin d'une secrétaire. Le secrétaire est sans doute l'officier le plus important que il / elle est responsable de l'organisation, l'assimilation et la diffusion de l'information au sein et sans l'organisation. Ils doivent être organisés, travailler dur, intelligent, et possèdent d'excellentes compétences en rédaction.

Les Étapes

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Décider que ce est le bon emploi pour vous. Certaines personnes pensent que ce est plus facile d'être secrétaire de trésorier ou président, mais de nombreux anciens combattants de réunion vous diront que le travail de la secrétaire est beaucoup plus difficile.


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Rencontre avec le secrétaire sortant si possible. Demandez-lui de vous donner les minutes des réunions précédentes, correspondances, rapports, ordres administratifs, etc .. Avec un peu de chance, elles seront déjà bien organisés et prêt pour vous de prendre les surmonter sinon, lisez l'étape suivante.
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Obtenez un classeur ou une mallette. Ceux-ci devraient être fournis par votre organisation, mais se ils ne sont pas, songez à acheter est une bonne première étape et un excellent moyen de réduire les dépenses inutiles de votre part ou de la part de votre organisation. Il existe de nombreux systèmes de classement qui peuvent être utilisés pour les documents administratifs comme des minutes de réunion, des règlements et ainsi ON- lire sur ceux-ci et déterminent qui est le plus facile à suivre et le moins cher à mettre en œuvre, et collent à ce système. Si vous avez reçu les fichiers dans un désordre désorganisé, vous ne voulez pas les laisser comme ça pour le prochain secrétaire quand votre mandat est terminé.
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Apprendre que de bonnes compétences organisationnelles font une bonne secrétaire. Si le bureau de votre organisation ne est pas bien organisé, ce est quelque chose qui doit être adressée immédiatement. Utilisez le bureau pour stocker tous les documents pertinents et essayez d'utiliser le même système de classement que vous avez utilisé sur votre classeur.


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Aller de petite à grande lors de l'organisation des fichiers et des documents. Commencez par déposer tous les documents pertinents dans un classeur ou une mallette, puis organiser son bureau et l'organisation utilisant le même système, mais sur une plus grande échelle. Cela fera le bureau très convivial et permettre beaucoup de tranquillité d'esprit pour vous et votre successeur.
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    Développer de bons contacts et les utiliser à bon escient. Un sympathique, comportement professionnel est très important pour le secrétaire de l'organisation. Vous apprendrez très rapidement que la plupart des secrétaires se appuient sur un réseau complexe d'amis et de contacts pour faire des affaires au jour le jour.
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