Comment archiver des documents

Comment archiver des documents

L'archivage est le stockage ou la préservation de l'information. Les organisations sont convertir les documents papier au numérique tous les jours, d'augmenter la durée de vie des documents. Cela, couplé avec l'immense quantité de données générées par les ordinateurs d'aujourd'hui, signifie que l'archivage des documents va seulement croître en importance. Si vous savez comment archiver des documents, vous pouvez libérer de l'espace pour que votre ordinateur gère les documents actuels plus efficacement.

Les Étapes

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Documents d'archives dans un fichier zip. Particulièrement utile avec important, mais rarement les fichiers nécessaires, fichiers zip réduisent l'espace que les documents prennent place sur votre disque dur.
  • Il suffit de mettre les fichiers que vous souhaitez convertir au format zip.
  • Faites un clic droit avec votre souris et choisissez "Envoyer à".
  • Vous voulez envoyer les fichiers vers un "dossier compressé (zippé)."
  • Vérifiez que les fichiers sont en effet il en double-cliquant sur le dossier zip. Se ils sont, vous pouvez alors supprimez les fichiers originaux.


2
Migrez vos documents sur un support de stockage distinct. Les choix populaires pour l'archivage numérique sont les lecteurs de bande externes, disques durs externes ou clés USB.



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Retour des documents sur un CD ou un DVD si vous avez un graveur de CD ou de DVD. Les sauvegardes sont une autre façon de l'archivage, même si vous le savez probablement cette méthode d'un autre nom - la gravure d'un disque. Par exemple, Windows utilise un système de fichiers en direct et un format Masterisé (meilleure compatibilité dans d'autres appareils) pour copier des fichiers sur CD ou DVD.
  • Insérez un CD inscriptible ou DVD dans le lecteur CD ou DVD enregistreur de votre ordinateur pour le système de fichiers Live.
  • Lorsque la boîte de dialogue apparaît, cliquez sur "Graver les fichiers sur disque de données."
  • Nommez le disque, puis cliquez sur "Suivant".
  • Attendez un dossier vide du disque apparaisse. Cela signifie que le disque est formaté et prêt à copier les fichiers.
  • Ouvrez le dossier avec les documents que vous souhaitez archiver et faites glisser les fichiers dans le dossier du disque vide.
  • Pour le format Mastered, insérez un CD ou un DVD dans le lecteur CD ou DVD enregistreur d'un ordinateur.
  • Lorsque la boîte de dialogue apparaît, cliquez sur "Graver les fichiers sur disque de données."
  • Nommez le disque et cliquez sur "Afficher les options de mise en forme."
  • Choisissez «Maîtrisé» et cliquez sur "Suivant".
  • Attendez un dossier vide du disque apparaisse. Cela signifie que le disque est formaté et prêt à copier les fichiers.
  • Ouvrez le dossier avec des documents que vous souhaitez archiver et faites glisser ces fichiers dans le dossier du disque vide.
4
Envoyer des documents à un stockage hors site.
  • En plus de fonctionner comme un emplacement pour les fichiers archivés, des emplacements sécurisés de stockage hors site de protéger les données contre les catastrophes comme les incendies et pannes de disque dur.
  • Avec autant de sociétés offrant ce service, vous devez contacter une entreprise directement pour plus de détails sur la façon dont ils fonctionnent et quelles sont les garanties incluses dans les documents d'archivage hors site.


  • 5
    Utilisez le logiciel pour l'archivage numérique.
  • Une des méthodes les plus connues de la préservation de l'aspect et la convivialité d'un document est en créant un fichier PDF. Proposé par Adobe, ce logiciel - - connu comme Adobe Acrobat - - il est facile de convertir des documents au format PDF à partir de différents logiciels. Il ya aussi plusieurs programmes gratuits qui permettront de créer ces fichiers.
  • Le fait que les spécifications sont des moyens publics que les futures versions de logiciels Adobe seront capables de lire les versions antérieures de documents.
  • En outre, Lecteurs PDF sont disponibles en téléchargement gratuit à partir du site Web d'Adobe.
  • 6
    Restez au courant avec la technologie à des documents d'archives. Avec le déroulement rapide de la technologie, ce qui est courant aujourd'hui peut être dépassé demain. Cela peut être un problème lors de la migration des fichiers archivés à un nouveau système.
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