Comment organiser un système de dépôt électronique
Organisation est la clé pour les entreprises ainsi que l'utilisation personnelle. Peu importe qui vous êtes, il est important d'avoir de bonnes compétences organisationnelles, en particulier lorsqu'il se agit de documents - dont nous faisons tous à un moment donné. Dans le monde d'aujourd'hui, l'organisation est faite simple pour nous grâce à l'utilisation d'ordinateurs et de systèmes de dépôt électronique. Bien que cet outil est disponible pour nous, nous pouvons encore besoin d'un peu d'aide de l'utiliser pour le plus grand bénéfice. Si cela décrit votre relation avec le dépôt électronique, les lignes directrices suivantes peuvent se avérer bénéfique.
Les Étapes
1
Décidez quelles informations vous souhaitez organiser électroniquement.
2
Créez un dossier électronique principale qui contiendra toutes les autres personnes liées à l'ensemble des informations que vous souhaitez organiser. Vous pouvez choisir d'étiqueter ce dossier tout ce que vous voulez, cependant, la plupart des ordinateurs aurez une configuration par défaut de base de dossiers y compris Mes documents, Mes images, Ma musique, etc., qui peuvent être utiles à cet effet. Astuce - lors de l'étiquetage des dossiers, essayez d'être aussi concis que possible, en utilisant le moins de mots qui vont transmettre clairement ce que le dossier contient.
3
Selon la quantité d'informations que vous souhaitez organiser, vous pouvez aussi avoir besoin de créer des sous-dossiers dans le dossier principal. Par exemple, si vous tentiez d'organiser vos impôts par voie électronique, vous pourriez étiqueter le dossier principal «taxes» et chaque sous-dossier par année. Ce type d'organisation dossier-sous-dossier permet de garder vos fichiers dans un accès rapide et facile.
4
Dans les dossiers, il est préférable d'inclure les dates sur tous les documents, et les organiser chronologiquement par exemple. Vous pouvez inclure la date du document dans son nom de fichier ainsi.
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Soyez sûr de continuer à sauvegarder vos fichiers sur un disque, de préférence tous les trois à quatre semaines.
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Comme votre système de dépôt électronique se développe, vous devrez tenir à jour en déplaçant documents sur un disque qui ne sont plus accessible régulièrement. En éliminant ce désordre, il sera plus facile pour vous d'utiliser le système de classement plus efficacement.