Comment écrire un courriel officiel

Deux méthodes:Emails exemplesRédaction Votre Email

Si vous êtes habitué à utiliser e-mail à rattraper avec des amis, écrire un e-mail formelle pourrait sentir assez étranger à vous. Ce ne est pas tout à fait la même chose que d'écrire une lettre d'affaires, mais ce est certainement un grand pas dans cette direction. Clarté, concision et être correcte sont les clés! Pour écrire un courriel officiel, suivez ces directives.

Emails exemples

Exemple de lettre propos Problème résolu

Lettre officielle d'excuses échantillon

Échantillon Email formelle à Boss




Rédaction Votre Email
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1
Utilisez une adresse e-mail neutre. Votre adresse email doit être une variation de votre vrai nom, pas un nom d'utilisateur ou votre surnom. Utilisez périodes, des traits d'union ou de soulignement pour obtenir une adresse e-mail qui est juste votre nom, sans numéros supplémentaires ou des lettres, si vous le pouvez.
  • Ne jamais utiliser une adresse électronique professionnelle. Personne ne vous prendre au sérieux si votre réponse est à monsignor.harry.manback@slip'nslides.net.
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Utilisez un en-tête de l'objet à court et précis. Évitez de dire trop dans l'en-tête de sujet, mais assurez-vous qu'il reflète le contenu de votre e-mail à une personne peu familière avec vous. Si possible, inclure un mot clé qui rendra le contenu du courrier électronique plus facile à retenir et / ou rechercher dans une boîte de réception bondée. Par exemple, "Réunion le 12 Mars" est suffisamment précis pour que le sujet de messagerie ne sera pas être confondu avec autre chose mais pas si spécifique à être distrayant (ex. "Annexe, la liste des invités, demandes de déjeuner, et Aperçu de la réunion pour le 12 Mars »).
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Utilisez une salutation appropriée. Se adressant au destinataire par son nom est préféré. Utilisez le titre de la personne (M. Mme ou Dr.) avec leur nom de famille, suivi d'une virgule ou d'un colon. En option, vous pouvez précéder la salutation avec "Cher ..." (mais «Bonjour ...» est acceptable aussi bien). L'utilisation d'un nom de famille est plus formelle et doit être utilisé, sauf si vous êtes sur tutoie avec le bénéficiaire. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne que vous avez écrit (mais vous devriez vraiment essayer de trouver une) utilisez "Cher Monsieur / Madame» ou «Monsieur ou Madame» suivi par un colon.
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Présentez-vous au premier alinéa (si nécessaire). Incluez aussi pourquoi vous écrivez, et comment vous avez trouvé l'adresse e-mail de cette personne, ou l'occasion que vous écrivez au sujet. Ex.
  • Mon nom est Earl Rivers. Je communique avec vous pour demander le poste d'adjoint administratif cotée sur CareerXYZ.com.
  • Mon nom est Arlene Rivières. Je vous écris à propos de la citation de la circulation, je ai reçu le 31 Décembre 2009. Je ai obtenu votre adresse e-mail sur le site de greffier Westchester County.
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Ecrire le message réel. Soyez sûr d'obtenir votre point à travers sans la randonnée; si ce est fit bouffer, le lecteur peut coup d'œil sur les détails importants. Essayez de briser le message en paragraphes par sujet pour rendre votre message plus logique et digeste.
  • Le courriel ne devrait pas être plus de cinq paragraphes de long et chaque paragraphe devrait être pas plus de cinq phrases.
  • Insérer un saut de ligne entre chaque paragraphe; indentation ne est pas nécessaire et sera probablement perdue pendant le transfert électronique de toute façon.
  • Être sûr de éviter l'écriture informelle.
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    Utilisez la forme correcte de la prise de congé. Cela dépendra de votre niveau d'intimité avec le bénéficiaire. Les exemples incluent:
  • Sincèrement votre,
  • Veuillez cordialement,
  • Respectueusement,
  • Les Meilleures,
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    Connectez-vous avec votre nom complet. Si vous avez un titre d'emploi, inclure dans la ligne après votre nom, et d'écrire le nom ou site web entreprise dans la ligne après. Si vous ne avez pas un titre de travail, mais vous avez votre propre blog ou site web liés au contenu de l'e-mail, inclure un lien vers ce que ci-dessous votre nom. Si l'e-mail est sur un emploi, seulement inclure un site web lié à la carrière ou un blog, pas hobbies ou intérêts.
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    Relisez votre message pour le contenu. Assurez-vous que vous ne avez pas omis des détails importants (ou vous-même répétée). La lecture de votre e-mail à haute voix ou demander à quelqu'un de relire ce est une excellente façon d'obtenir une perspective différente sur ce que vous avez écrit.
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    Relisez votre message pour l'orthographe et la grammaire. Si votre fournisseur de messagerie ne fournit pas déjà orthographe et de grammaire des options pour vous, copier et coller votre e-mail dans un traitement de texte, le réviser, si nécessaire, et copier et le coller dans votre email.




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