Comment rendre compte de la petite caisse

Une Méthodes:Création d'une carte de crédit virtuelle pour la petite caisse dans QuickBooks (ou logiciel équivalent)

La création d'un fonds de petite caisse est une bonne idée pour toute entreprise. Le fonds peut être utilisé pour faire de l'argent facilement disponible pour les petits achats divers, pour qui vérifient l'écriture serait trop coûteux ou incommode. Savoir pour tenir compte de la petite caisse est important, que le fonds peut être facilement abusés et sera soumis à l'audit financier. Heureusement, le processus est assez simple.

Les Étapes

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Familiarisez-vous avec le but de la petite caisse. Le fonds doit être utilisée pour les très petites dépenses, comme l'achat de timbres ou des enveloppes, payant une petite somme de livraison, ou de payer une course en taxi. Il ne devrait pas être utilisé pour les gros achats; ceux-ci doivent être payés par chèque afin de laisser une trace.
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Décider le montant de la petite caisse. Le fonds devrait généralement pas détenir plus de quelques centaines de dollars; 100 dollars est un montant commun pour de nombreuses petites entreprises. Garder trop d'argent dans le fonds en fait une cible pour le vol et l'utilisation abusive.
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Attribuer la responsabilité de la petite caisse à quelqu'un. Cette personne est appelée l'argent dépositaire petite.


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Faites un chèque à la caisse dépositaire petite pour constituer le fonds. Le dépositaire doit encaisser le chèque et garder l'argent dans une caisse verrouillée.
  • Cette transaction doit être enregistrée dans le journal général. Débiter un compte appelé «petite caisse» pour le montant du chèque. Créditer le compte de trésorerie pour le même montant.
  • Si votre entreprise tient un journal spécial pour les décaissements, la transaction devrait être enregistré sur ce journal.
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Dépenser de l'argent de la petite caisse. Pour ce faire, les employés doivent demander l'argent nécessaire au dépositaire. L'intermédiaire se chargera alors de remplir un bon de réduction pour le montant décaissé et placez-le avec l'argent restant.
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Placez la réception de l'achat dans la caisse. La réception doit être attaché à son bon correspondante. Aucune entrée de journal doivent être prises pour de l'argent dépensé sur le fonds de petite caisse? ce est le point de maintenir le fonds entier.
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Reconstituer le fonds de petite caisse quand il est faible. Le dépositaire aura les bons à qui écrit les chèques pour remplir la caisse. Les chèques doivent être examinés pour la légitimité, et ensuite une vérification doivent être rédigés au dépositaire pour le montant total des bons. Lorsque ce chèque est encaissé, l'argent est placé dans la caisse verrouillée.
  • Cette transaction doit être enregistrée dans le journal général. Créditer le compte de trésorerie pour le montant du chèque. Effectuez des entrées de débit pour tous les frais payés pour par la petite caisse. Ces entrées ne ont pas à être exhaustif; par exemple, une ligne intitulée «fournitures de bureau» est suffisante pour tenir compte de plusieurs différents achats de fournitures de bureau.
  • Encore une fois, si votre entreprise tient un journal spécial pour les décaissements, cette transaction devrait y être enregistré.






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    Continuer à dépenser de l'argent de la petite caisse, la reconstitution du fonds en cas de besoin.

    Création d'une carte de crédit virtuelle pour la petite caisse dans QuickBooks (ou logiciel équivalent)
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    Créer un nouveau compte, "la petite caisse CC", comme un type de compte de carte de crédit. Établir un formulaire papier pour l'activité de suivi: par exemple, un style typique a années et le mois en haut de la page, et de colonnes pour la date, montant, le nombre de transactions, employé, fournisseur, les décaissements, le changement est retourné, la trésorerie déboursé net, initiales , et de l'équilibre, avec une colonne de cases à cocher après les trois dernières colonnes intitulées «déboursé», «affiché» et «compté».
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    Lorsque l'argent est obtenu, comme à un guichet automatique, le crédit du compte bancaire. À son tour, débiter la carte de crédit, la création d'un solde négatif.
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    Lorsque le décaissement de trésorerie, donner au bénéficiaire de l'argent de la manière habituelle, l'enregistrement le décaissement et à qui.


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    Lorsque le destinataire renvoie à la réception et le changement, le changement retourner à la boîte de fonds. Enregistrer la réception comme une charge pour la carte de crédit, le débit du compte approprié (charges généralement compte, parfois un compte d'actif, concevoir un compte de passif pour un petit débit étant payé).
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    Placez la réception dans un dossier de fichier pour le fonds de petite caisse. Ce est une bonne idée de compter la réception avec un numéro de transaction, qui est le nombre de mois, un nombre décimal, puis un nombre à trois chiffres pour ce mois (par exemple 3,009 pour la neuvième opération en Mars).
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    Lorsque le fonds est faible, une nouvelle transaction pour obtenir des liquidités est comptabilisé comme un paiement à la carte de crédit, la restauration de la grande solde négatif.
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    Avantage: la revue de la petite caisse ne doit pas être additionnées pour déterminer quels comptes doivent être débité, parce qu'ils ont déjà été. Cette procédure permet de surmonter le dilemme de la création de nombreuses colonnes pour différents comptes de dépenses, que vous ne avez pas besoin maintenant parce que le compte de dépenses est crédité au moment de la transaction.




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