Comment se préparer à une réunion

Deux méthodes:Préparation d'une réunionProcès-verbal des échantillons et l'ordre du jour

Préparation est très important d'avoir une réunion réussie. Les réunions sont aussi une partie importante de la plupart des carrières, de sorte qu'il peut être un gros problème! Suivez ces étapes pour aider à encourager le succès dans votre prochaine réunion.

Préparation d'une réunion
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1
Savoir comment se préparer à une réunion est importante pour tous les employés et critique pour tout gestionnaire ou un leader. Savoir quand de ne pas avoir une réunion est tout aussi important.
2
Décider du type de réunion que vous allez avoir:
  • Informationnel
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  • Créatif
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  • Décision
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  • Motivation
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3
Déterminer les rôles et demander aux participants de les accepter. Les rôles sont les suivantes:
  • Chef D'Équipe
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  • Facilitateur
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  • Enregistreur
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  • Minuteur
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  • Les participants
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    Préparer un avis, cela devrait inclure la date, l'heure, l'ordre du jour, et le lieu de la réunion. Distribuer l'avis aux membres en temps utile pour la réunion.
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    Fixez les minutes de la réunion précédente (se il ya eu une). Cela donne membres la chance de mettre en place tout ce qu'ils ne comprennent pas ou en désaccord avec.
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    Obtenez des produits de base en place. Définir des chaises et des tables avant le début de la réunion. Prévoyez des crayons et du papier pour tout le monde. Placez un pichet d'eau au milieu de la table et de mettre des lunettes autour de la table.
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    Appelez la séance ouverte. Cela signifie que le président demande à chacun de cesser de parler de la réunion est sur le point de commencer. Déterminer les objectifs trimestriels pour l'équipe. L'ordre du jour est une liste des sujets que vous aurez adresse pour obtenir à cet objectif, avec une limite de temps pour vous garder sur la bonne voie. Par exemple: "1. Examen de l'état des objectifs de trimestre dernier (15 minutes), suggestions 2. la table ronde pour les buts (20 minutes), 3. Choisissez top 5 buts (10 minutes).
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    Faites circuler le livre de présence ou d'une feuille de papier et demandez tous les participants à signer leurs noms au début de la réunion. Ces noms seront inscrits dans les minutes.
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    Demander au secrétaire de minutes pour écrire les principaux points de la réunion pour taper plus tard.
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    Demandez si quelqu'un a une autre entreprise, connue sous le nom AOB, à la fin de la réunion formelle. Fixez une date pour la prochaine réunion et clôturer officiellement la réunion.


    Procès-verbal des échantillons et l'ordre du jour

    Exemple réunion du Conseil Minutes

    Exemple affaires Ordre du jour

    Les Astuces

  • Il est habituel de nommer un président à l'assemblée générale annuelle (AGA). Le président conduit la réunion, se assure l'ordre du jour est respecté et assure seule personne peut parler à la fois.
  • Se il n'y a pas de président élus demandent si quelqu'un présente est prêt à prendre sur le rôle de la réunion.
  • Pour une réunion informelle, il est toujours une bonne idée d'envoyer un avis pour que les gens connaissent la date et l'heure d'y assister. Au travail, il peut être suffisant pour envoyer un courriel membres pour leur demander de participer à une réunion informelle.
  • La même chose se applique au secrétaire minutes.
  • Ces instructions se appliquent à une réunion formelle.
  • Un ordre du jour de la réunion tient serré et empêche les gens de parler d'un sujet particulier pour trop longtemps.
  • Il est important de garder minutes précises pour éviter les conflits à l'avenir.
  • Mises En Garde

    • Le président doit avoir une forte personnalité afin de garder la réunion en cours d'exécution assez.




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